Правила пользования архивными документами

1. Порядок оформления пользователей для работы в читальном зале
2. Организация работы пользователей в читальном зале ГАЛО

3. Права пользователя
 
4. Обязанности пользователя

5. Порядок использования пользователем архивных документов
 
6. Ответственность за нарушение правил работы читального зала
   
7. Платные услуги архива

Уважаемые посетители!

         В соответствии с приказом Директора ОКУ «ГАЛО» №22 от 22.10.2014 г. "О внесении дополнений в Порядок использования архивных документов"  заказы (требования) на выдачу архивных документов принимаются с 9.00 до 10.00 часов, выдача дел до 11.00 часов.При поступлении заказа с 10.00 до 17.00 , выдача дел производится на следующий день. Заказывать единовременно можно до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) из архивных фондов личного происхождения.

        Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым документам архива, плата за посещение читального зала и пользование документами не взимается.
       Порядок работы, обязанности сотрудников читального зала по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России.

       1. Порядок оформления пользователей для работы в читальном зале

       Пользователи, ведущие научную работу или выполняющие служебное задание, оформляются для работы в читальном зале на основании официального письма, направившего их учреждения /организации/ или личного заявления на имя директора архива.

       Студенты высших учебных заведений Российской Федерации представляют официальное письмо с обоснованием необходимости изучения архивных материалов за подписью ректора /проректора, декана факультета/.

       Работа учащихся средних учебных заведений в читальном зале осуществляется под руководством выделенного учебным заведением лица, ответственного за соблюдение ими настоящих «Правил…»

       Иностранные пользователи оформляются на основании официального письма принимающей их организации или личного заявления на имя директора архива.

       В официальном письме или личном заявлении указываются фамилия, имя, отчество пользователя, место работы и должность, ученая степень (звание), цель исследования, тема и ее хронологические рамки (в личном заявлении также указывается домашний адрес и паспортные данные), цель работы.

       Разрешение на работу с документами дается руководством архива на срок не более одного года с момента оформления пользователя для работы в читальном зале. По истечении этого срока или при изменении темы пользователь предоставляет новое письмо.

       Все пользователи знакомятся с правилами работы читального зала. Постоянные исследователи при оформлении заполняют анкету установленного образца.

       Оформление пользователей осуществляется сотрудником читального зала при предъявлении ими документа, удостоверяющего личность.

       2. Организация работы пользователей в читальном зале ГАЛО

       Дела и другие материалы выдаются на основании заполненного бланка заказа с указанием номера фонда, описи, дела под расписку за каждую единицу предоставленного материала. Пользователь имеет право заниматься с документами на всех видах носителей, а при необходимости - с оборудованием для работы с ними. Заказы на архивные документы, поданные с 10.00 до 17.00, исполняются на следующий день. Единовременно пользователю может быть выдано не более 5 описей и 20 дел. Особо ценные дела выдаются сроком на 1 день. Продление сроков хранения и использования документов согласуется это с сотрудником читального зала. Невостребованные документы по истечении срока выдачи их в читальный зал возвращаются в хранилище. При наличии микрокопий документов подлинники на бумажной основе не выдаются.

       Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случаях: плохого физического состояния документов; ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение; необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива; выдача дел и документов во временное пользование другим учреждениям; экспонирования заказанного материала на выставке; выдачи дел другому пользователю. В читальный зал не выдаются дела и документы, не прошедшие научного описания и технического оформления. Причины отказа указываются в требовании на выдачу документальных материалов.

       Во время работы пользователь обязан соблюдать правила работы с архивными документами: не выносить их из читального зала и не передавать их другим лицам, не делать в документах помет, не писать на листах бумаги, положенных поверх архивных материалов, не оставлять дела незащищенными от солнечного и электрического света продолжительное время, не пользоваться при работе с архивными материалами клеем, скотчем, маркером, чернильной авторучкой, штрихом для пишущей машинки, ножницами и другими режущими предметами.

       В целях обеспечения сохранности документов в читальном зале запрещается: входить в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 Х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты, курить, употреблять продукты питания, напитки.

       3. Права пользователя

       Пользователь имеет право получать информацию:

       Пользователь имеет право проносить в читальный зал машинописный текст или гранки собственной научной работы.

       При работе с архивными материалами пользователь по специальному разрешению руководства архива может использовать технические приборы и устройства, облегчающие его работу (микрокалькулятор, персональный компьютер и т.п.). Не разрешается применять средства, имеющие сканирующее устройство.

       В случае необходимости пользователь может заказать копии или, предварительно предупредив сотрудника читального зала, самостоятельно копировать в помещении читального зала изобразительные материалы (на основании письменного заявления, по разрешению руководства архива. Категорически воспрещается при этом переводить изображение при помощи копировальной бумаги или проколов копируемого материала.

       4. Обязанности пользователя

       Пользователь обязан соблюдать правила работы с документами в читальном зале, технические требования обращения с оборудованием при работе с микрокопиями и документами на специальных электронных носителях, а также распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

       5. Порядок использования пользователем архивных документов

       Пользователь несет ответственность за соответствие приводимой им в публикациях архивной информации содержанию использованных документов. В научных трудах и публикациях пользователь указывает поисковые данные используемых документов (название архива, №№ фонда, описи, дела, листов).
       Пользователь, подготовивший издание с использованием архивных документов может предоставить в читальный зал архива библиографическую справку или один экземпляр издания.

       6. Ответственность за нарушение правил работы читального зала

       Граждане, причинившие ущерб документам Государственного Архивного фонда РФ, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации (Ст.164. "Хищение предметов, имеющих особую ценность"и ст.325. "Похищение или повреждение документов, штампов, печатей" Уголовного Кодекса Российской Федерации от 13.06.1996).

       7. Платные услуги архива

       В читальном зале Государственного архива Липецкой области исследователю оказываются следующие платные услуги: изготовление копий документов по предварительному заказу. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читального зала. Качество изготовления копий обеспечивается архивом.

       Заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности, не принимаются. Допустимые объемы копирования документов при наличии ограничений на копирование, например, документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации или составляющих объект авторского права, сведений конфиденциального характера, неопубликованных описей, каталогов, картотек, баз данных и других архивных справочников, в каждом конкретном случае решается сотрудниками читального зала или руководством архива

       Ознакомиться с ценами на работы и услуги, осуществляемые государственным архивом Липецкой области, можно в читальном зале.