Справочно-поисковые средства к архивным документам ОКУ «ГАЛО»

     В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» (глава 6 статья 24) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации … (М., 2007), в целях обеспечения доступа, поиска и использования архивных документов, ОКУ «ГАЛО» предоставляет пользователю справочно-поисковые средства и информацию о них, в том числе в читальном зале архива.
    Справочно-поисковые средства (система научно-справочного аппарата) – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе, предназначенных для поиска и использования архивных документов и содержащейся в них информации.

Справочно-поисковые средства архива (приложения 1, 2) включают:

    Для работы с архивными документами также используется литература библиотечного фонда. Доступ к ней и необходимую консультацию пользователи могут получить непосредственно у специалиста читального зала.

Пояснения к Схеме справочно-поисковых средств к архивным документам ОКУ «ГАЛО» и поиска документной информации

        1. Краткий справочник по фондам Государственного архива Липецкой области. - Воронеж, 1986.

        Включает сведения о составе документов архива за 1775-1978 годы (355 характеристик на 1055 фондов). Состоит из двух частей: первая – фонды досоветского периода, вторая – советского, расположенные по производственно-отраслевому принципу в соответствующих разделах и подразделах. К справочнику прилагаются список неаннотированных фондов и справка об административно-территориальном делении Липецкой области (1954-1978 гг.).

        1.1. Краткий справочник по фондам Государственного архива Липецкой области. - Липецк, 2002 (машинописный).

    В справочник вошли уточненные и дополненные сведения о 1878 фондах архива по состоянию на 01.01.97. Имеет две части: первая содержит информацию о составе досоветских фондов, размещенную в 16 разделах, вторая в 15 разделах и подразделах - о составе фондов советского периода в соответствии с производственно-отраслевой схемой, в том числе о коллекции документов – участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и личных фондов. В пределах разделов и подразделов фонды сгруппированы по хронологии деятельности учреждений-фондообразователей, степени их значимости и ведомственной подчиненности. 

Приложения к справочнику содержат:
- Справку об административно-территориальном делении Липецкой области (1918-1985 гг.) 
- Список фондов объединенных, ликвидированных и переданных в ЦДНИ ЛО и Архивный отдел администрации г. Липецка 
- Список фондов учреждений, организаций, предприятий, поступивших в ГАЛО в период с 1997 по 2000 год.

   Справочники по фондам предоставляют пользователю первоначальную информацию, необходимую для работы с архивными фондами: номер, название фонда, его объем, крайние даты включенных в фонд документов.
    Некоторые фонды имеют краткие исторические справки со сведениями о времени создания, переименовании, изменении подчиненности, основных функциях, реорганизации и ликвидации учреждения-фондообразователя. 
    Поиск архивного фонда осуществляется по номеру фонда или его названию.

    2. Путеводитель по фондам ОКУ «ГАЛО» . - Липецк, 2013 (электронный)   

 
    3. Описи дел.

    Опись дела – основной учетный и поисковый архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия их состава и содержания.    
    По описи отбираются дела для просмотра: определяются номер единицы хранения, ее заголовок, крайние даты входящих в нее документов, количество листов. Разделами описи являются годы или хронологические периоды, подразделами – структурные подразделения (направления деятельности, управленческие функции). При поиске информации выбирают требуемые хронологические периоды и структурные подразделения, затем по заголовкам определяют конкретные дела с их порядковыми номерами. Большинство описей архива сопровождаются предисловиями, в которых приводится необходимая пользователю информация по истории учреждения-фондообразователя и фонда, а также аннотация состава и содержания его документов. 
    Для работы пользователям в читальном зале предоставляются третьи экземпляры архивных описей. В соответствии с архивной описью пользователь заполняет бланк заказа на выдачу документов, в котором указывается номер фонда, описи, единицы хранения (дела), краткое название единицы хранения, количество листов в деле. Пользователь ставит свою подпись перед каждым заказанным делом. 
    В случаях затруднения поиска необходимой информации по описям дел следует обращаться к помощи специалистов архива.

    4. Каталоги.

    Каталоги – архивные справочники, с помощью которых пользователь получает сведения о содержании архивных документов, сгруппированных по предметно-тематическому признаку в соответствии с Единой схемой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978). 
    В систему каталогов ОКУ «ГАЛО» входят систематический, именной, каталог по истории госучреждений, фотокаталог. 
  При поиске каталоги дают ссылку непосредственно на дело, документ. Находятся каталоги в отделе НСА. Требуемую информацию пользователь может получить у специалистов читального зала и отдела НСА.

5. Список фондов Областного казенного учреждения «Государственный архив Липецкой области» - содержит сведения о номере и названии всех фондов архива на 01.01.2010, расположенных в списке по порядку номеров. Находится в БД ПК «Архивный фонд», отделе НСА и читальном зале, может быть предоставлен по требованию пользователя.

6. Картотека фондов учреждений-источников комплектования ОКУ «ГАЛО» - содержит сведения об учреждениях – источниках комплектования архива с указанием места их нахождения, о наличии в них описей дел с объемами и крайними датами включенных дел. Карточки расположены по отраслевым системам учреждений.
    Находится в отделе КВАД, где пользователь может получить интересующую его информацию.

 7. В качестве справочно-поисковых средств архива могут выступать тематические обзоры, тематические перечни документов, подборки документов, информационные письма.

    Они составляются по инициативе самого архива или в ответ на запрос пользователя и содержат сведения об отдельных комплексах архивных документов со ссылками на номера фондов, описей, дел, листов для осуществления поиска документной информации.

7.1. Тематические обзоры: 
- «История коллективизации в Липецком крае (1928-1930 гг.)». 

7.2. Тематические перечни: 
- Перечень распорядительных документов Наркомпроса РСФСР за 1918-1941 гг., выявленных в фондах уездных, районных, городских отделов народного образования 
- Из истории курорта «Липецкие минеральные воды» в 1805-1819 гг. 
- О Герое Советского Союза летчике-полярнике М.В.Водопьянове 
- 65 лет снятия блокады Ленинграда 
- М.П.Трунов – врач, краевед, архивист 
- М.М.Пришвин – певец русской природы 
- Об учебе И.А.Бунина в Елецкой мужской гимназии в 1881-1886 гг. 
- Об учебе Н.А.Семашко в Елецкой мужской гимназии в 1890-1893 гг. 
- Сведения о представителях рода Семеновых-Тян-Шанских в фондах ОКУ «ГАЛО» 
- Перечень документов о Г.В.Плеханове 
- К 90-летию со дня создания Центральной библиотеки г. Липецка (сегодня – Липецкая областная универсальная научная библиотека) 
- Сведения по истории Липецкого городского театра и театрального дела в г. Липецке за 1918-1953 гг. 
- Из истории Елецкого городского театра в 1918-1929 гг. 
- Об организации и развитии системы профессионально-технического образования в Липецкой области в 1940-1975 гг. 
- О развитии средств связи в Липецкой области 
- О развитии народных промыслов в Липецком крае 
- Из истории выборов в Липецком крае 
- Сведения о создании совхозов Липецкой области 
- О развитии санитарно-эпидемиологической службы в Лебедянском уезде (районе) – 1911, 1923, 1958, 1963 гг. 
- Об образовании Елецкого районного финансового отдела в 1928 году 
- Перечень документов по теме «Голод в СССР. 1932-1933 гг.» 
- Перечни документов по истории образования сельсоветов Задонского уезда 

7.3. Подборки документов по определенным темам:
- О вкладе липчан в победу над немецко-фашистскими захватчиками в ВОВ 1941-1945 гг., в том числе в битве под Сталинградом 
- Город Елец в июле-декабре 1942 года 
- Сведения из истории Елецкой ветви помещиков Вадковских 
- Липецкой области – 55 
- О развитии культурно-просветительной деятельности в Липецком крае 
- Об образовании судов Липецкой области 
- О церквях города Липецка 
- Николай Федоров в Липецке 
- История Липецкой и Елецкой милиции в 1918-1927 гг. 
- О состоянии и деятельности органов народного образования в Липецком крае (области) за 1918-1959 гг. 
- Об организации оборонных мероприятий в Липецком крае в начале Великой отечественной войны 1941-1945 гг. 
- Из истории Липецкого областного драматического театра в 1919-1961 гг. 
- Из истории Павловского детского дома в поселке Добринка 
- Об организации добровольных пожарных обществ в Липецкой области 
- О кооперировании сельского хозяйства в Липецком крае в 1923-1927 гг.

8. Архив располагает также архивными справочниками, которые ведутся в автоматизированном виде и обеспечивают многоаспектный поиск и более оперативное предоставление документной информации:

8.1. Учетная БД ПК «Архивный фонд» - представляет собой автоматизированный комплекс для создания информационно-поискового массива о составе, содержании, физическом состоянии фондов и научно-справочного аппарата архива на уровне фонда, описи, единицы хранения. 
    Пользователь может получить доступ к БД в режиме «Пользователь», который допускает просмотр и поиск информации во всех разделах, формирование перечней, сводных сведений, путеводителя. 
    Программа БД ПК «Архивный фонд» установлена в столе справок и читальном зале, к ней имеется «Руководство пользователя». Консультацию о порядке поиска информации можно получить также у специалистов отдела НСА.

8.2. Тематические БД: 

- «Администрация» - содержит информацию о решениях и постановлениях органов власти Липецкой области;

- «Земля» - содержит сведения о предоставлении в бессрочное пользование земельных участков гражданам;

- «Награды» (1954-1957 гг.) – содержит информацию о жителях Липецкой области, награжденных орденами и медалями СССР и РСФСР 

- «Награды материнства» - содержит информацию о жителях Липецкой области, награжденных орденами «Материнская слава», медалями «Медаль материнства» всех степеней, а также званием «Мать-героиня»;

- «Репрессированные» - содержит данные о гражданах, пострадавших от политических репрессий 30-50-х годов XX в. и реабилитированных;

- «Наследственные дела» - содержит сведения о регистрации нотариальными конторами дел о наследстве граждан;

- «Фотокаталог» - содержит электронные копии и информацию о фотодокументах, находящихся в личных фондах архива. 

    Тематические базы данных представляют справочные данные о документах со ссылками на номера фонда, описи дел, единицы хранения, листов документа. Пользователи могут осуществлять поиск необходимой информации по ТБД с помощью специалиста в читальном зале или самостоятельно. 
   Пользователи, работающие в читальном зале, имеют право пользоваться библиотечным фондом архива, доступ к которому можно получить непосредственно через специалиста читального зала.