СООБЩЕНИЕ
к Интернет-конференции (семинару) по теме
"Внедрение и расширение применения принципов открытости в
деятельности архивных учреждений"
Щукина Елена Петровна,
начальник архивного отдела
использования и публикации архивных документов
Государственный архив Липецкой области»

Организация расширения доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним является одной из основных государственных услуг, выполняемых Областным казенным учреждением «Государственный архив Липецкой области» (далее – ОКУ «ГАЛО»).В целях реализации данной государственной услуги ОКУ «ГАЛО» предоставляет пользователям открытые документы Архивного фонда РФ, другие документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного фонда, так как полноценное и разностороннее использование документальных богатств архива возможно лишь при их открытости, т. е. наличии свободного к ним доступа.Доступ к архивным документам в архиве осуществляется в соответствии с:

       - Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне"; 

        - Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 г., регистрационный № 13893, «Российская газета», 2009, № 89);

- Стандартом предоставления государственной услуги по обеспечению доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним, утвержденным приказом директора ОКУ «ГАЛО» от 14 апреля 2014 г.  № 9;            

- Порядком  использования архивных документов в ОКУ «Государственный архив Липецкой области», утвержденным приказом директора ОКУ «ГАЛО» от 15 апреля 2014 г. № 10.

         Архив обеспечивает:            

- предоставление доступа к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив;
  -предоставление допуска для работы в читальном зале с архивными документами (копиями) и справочно-поисковыми средствами к ним;
       -предоставление копий архивных документов, как в традиционной форме, так и в оцифрованном виде;
      - предоставление справочно-поисковых средств путем удаленного доступа через официальный сайт архива.

Открытость архива, выдача из хранилища недоступных ранее документальных комплексов, рассекречивание архивных документов обусловили интенсификацию движения фондов и дел, обострили проблемы организации их хранения, подготовки для использования.

 За 2013-2014 годы объем выдачи документов из хранилища составил 74850 дел, то есть 14,9 % от общего объема хранящихся архивных документов.

В соответствии с законом о «Государственной тайне» архивные документы ежегодно проходят рассекречивание. Так, в 2013-2014 гг. на открытое хранение было переведено108 единиц хранения.

Длительное хранение и интенсивное использование архивных документов приводят к ухудшению физического состояния их материальной основы, а в ряде случаев и возникновению затухающих текстов. В результате архивные документы становятся недоступными для пользователей и могут быть безвозвратно утрачены для общества. 

Применение современных технологий оцифровки архивных документов позволяет сохранить затухающие тексты и сделать их доступными для пользователей. С 2005 года с применением данных технологий в ОКУ «ГАЛО» создается электронный фонд пользования на особо ценные и интенсивно используемые документы, позволяющий, во-первых, ускорить процесс получения необходимой пользователю информации, во-вторых, защитить материальный носитель и текст документа от пагубного воздействия света при копировании.

В настоящее время в электронную форму переведено 558 дел (131797 листов), что составляет 0,11 % от общего объема дел, сосредоточенных в архиве.  Из них - 418 особо ценных дел. Создано 300 электронных описей по 216 фондам. Оцифровано 8 тысяч фотодокументов и 79 фотоальбомов.

Архив организует работу пользователей с документами Архивного фонда РФ, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале. 

В течение 2013-2014 гг. в читальном зале было зарегистрировано 3331 посещение (2013 г.-1526, 2014 г.-1805). Из них 530 пользователей (2013 г.-181,2014 г.-349) - по определенной тематике исследований. Количество их посещений -2395. Первый раз читальный зал ОКУ «ГАЛО» посетили 433 пользователя (2013 г.-202, 2014 г.-231), количество посещений – 906 (2013 г.-331, 2014 г.- 575).

Среди пользователей - преподаватели университетов, колледжей, школ, студенты ВУЗов, краеведы, сотрудники средств массовой информации, представители различных организаций и органов исполнительной власти, лица, интересующиеся генеалогией своего рода.

Разнообразна и тематика использования архивных документов в читальном зале. Среди них можно выделить исследования по генеалогии.  Так в 2013-2014 гг. по этой теме работало 260 пользователей (2013 г.-95, 2014 г.-165).

Пользователям было выдано 22126 дел (2013 г.-10252, 2014 г.-11874),в том числе 684-ОЦ (2013 г.-186, 2014 г.-498), а также 425дисков электронного фонда пользования (2013-116, 2014-309). Отказов в выдаче дел не было.

В 2013-2014 гг. по заказам пользователей на платной основе в читальном зале подготовлено 3027 листов ксерокопий, техническими средствами заказчиков изготовлено 7786 кадров документов (2013 г.-479 листов ксерокопий, 3141 кадр документов; 2014 г.-2548 листов, 4645 кадров документов).

Из библиотечного фонда архива пользователям и сотрудникам ОКУ «ГАЛО» было выдано 142 экземпляра  брошюр, книг, газет и других изданий.

В целях улучшения качества обслуживания пользователей архивом разработаны и внедрены в практику работы Стандарт предоставления государственной услуги по обеспечению доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним и Порядок использования архивных документов в ОКУ «Государственный архив Липецкой области».  В 2013 году был издан Путеводитель по фондам ОКУ «Государственный архив Липецкой области».

Расширение доступа пользователей к документам Архивного фонда Российской Федерации обеспечивается также путем проведения историко-документальных выставок и издания сборников документов, реализации различных интернет-проектов.

В 2013-2014 гг. было подготовлено 30 документальных выставок, которые посетили 14819 человек. Из них:

- Отечественная война 1812 года;

- Особо ценные документы ОКУ «ГАЛО»

- «Герои липецкой земли»;

- «Фотодокументы военкора И.А. Нарциссова».

- «Великая Первая мировая война. 1914-1918» и другие.

Совместно с Липецкой областной универсальной научной библиотекой  ежегодно готовится Календарь знаменательных и памятных дат.

В 2014 году совместно с Липецкой областной медицинской библиотекой подготовлена и опубликована книга «Липецкие медики в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», вышел в свет сборник материалов о Великой Отечественной войне 1941-1945 годов «Курская битва и Липецкий край».

Все большее значение приобретает предоставление удаленного доступа к архивным документам к ним через сеть Интернет посредством интернет-выставок, рубрик и разделов, размещаемых на официальном сайте ОКУ «ГАЛО».

 В 2013-2014 гг. были размещены:

- 8 интернет-выставок: 5 – в 2013 г. (4820 посещений), 3 – в 2014 г.(2000 посещений), среди них:

- Область начиналась так…;

- Певец русской природы;

- «Прошлое и настоящее Липецкой области. 1950-е годы»;

- « В объективе война»;

- «И боль, и гордость в строчках тех…».

- «Липецкой области – 60»;

- «От уездного исторического к областному государственному»;

- «Особо ценные документы ОКУ «ГАЛО»;

- Путеводитель по фондам ОКУ «Государственный архив Липецкой области» (2013 г.);

- календари знаменательных и памятных дат за 2010-2015 гг.;

- список фондов ОКУ «ГАЛО» по состоянию на 01.01.2015.

В 2013 году на сайте был создан раздел, посвященный 60-летию образования Липецкой области, на котором размещены: календарь знаменательных и памятных дат на 2015 год, списки населенных пунктов Липецкой области на 1955 год, справочники административно-территориального деления Липецкой области на 1961,1968,1977,2002 гг. и др.

В 2014 году сайт пополнился новыми разделами:

- к 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. (размещены письма с фронта, фотографии, газеты, документы о зверствах фашистских оккупантов и др.);

- к 100-летию Первой мировой войны (размещены списки убитых, пропавших без вести и находящихся в плену солдат и др.);

- к 200-летию со дня рождения М.Ю. Лермонтова (размещены планы  межевания владений родственников М.Ю. Лермонтова, бланк Похвального листа к 100-летию со дня рождения М.Ю. Лермонтова и др.)

С 2013 года на сайте размещаются описи дел фондов архива. Их количество составило – 30. В основном – это описи метрических книг церквей и географические указатели к ним.

В процессе работы были выявлены трудности, возникающие в связи с переводом большого объема документов в электронный вид, отсутствием государственных стандартов на работу с ними (описание, сохранность, использование электронных носителей информации), а также большими финансовыми затратами, связанными с их обработкой, устареванием техники, текучестью кадров и т.п.

В целях формирования архивных ресурсов и предоставления их в сети Интернет необходимо модернизировать материальную базу ОКУ «ГАЛО» за счет регулярной закупки компьютерного оборудования и расходных материалов, программного обеспечения, увеличения штатов и обучения сотрудников (курсы повышения квалификации), что потребует значительных материальных затрат.

 Приоритетными задачами ОКУ «ГАЛО» в перспективе являются:

- увеличение числа пользователей архивной информацией, повышение качества оказываемых государственных услуг в части расширения доступа к документам архива через сеть Интернет;

- создание условий для работы с электронными документами и  последовательное включение архива в систему электронного документооборота.