УСТАВ

областного казенного  учреждения

Государственный архив Липецкой области

г. Липецк

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Областное казенное учреждение "Государственный архив Липецкой области", в дальнейшем именуемое "Архив", создано в соответствии с постановлением главы администрации Липецкой области от 30 ноября 2010 года № 417 путем изменения типа областного государственного учреждения "Государственный архив Липецкой области" с сохранением основных видов деятельности и штатной численности. Изменение типа Архива не является его реорганизацией.

1.2. Официальное наименование Архива на русском языке: Полное: Областное казенное учреждение "Государственный архив Липецкой области".
Сокращенное: ОКУ "ГАЛО".

1.3. Архив относится к казенным учреждениям, осуществляющим оказание государственных услуг (выполнение работ) в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий органов государственной власти.

1.4. Функции и полномочия учредителя Архива осуществляет Управление записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области (далее – Управление, Управление ЗАГС и архивов области).
Управление формирует для Архива государственное задание на оказание государственных услуг (выполнение работ), утверждает Перечень государственных услуг, оказываемых Архивом в качестве основных видов деятельности.

1.5. Архив находится в ведомственном подчинении Управления ЗАГС и архивов Липецкой области, за которым он закреплен, и подотчетен ему по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

1.6. Архив является областным казенным учреждением, осуществляю-щим постоянное хранение, учет, комплектование и использование документов Архивного фонда области, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов и организаций.

1.7. В своей деятельности Архив руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами и распоряжениями Федерального архивного агентства (Росархив), законодательными и иными нормативными правовыми актами Липецкой области и настоящим Уставом.

1.8. Архив подотчетен Управлению имущественных и земельных отно-шений Липецкой области по вопросам осуществления гражданско-правовых сделок с закрепленным за ним имуществом, сохранности и использования по назначению закрепленного за ним государственного имущества и иным вопросам, относящимся к компетенции Управления.

1.9. Финансовое обеспечение деятельности Архива осуществляется за счет бюджета области. Архив может осуществлять приносящую доходы дея-тельность. Доходы, полученные от указанной деятельности, поступают в соответствующий бюджет бюджетной системы Российской Федерации.

1.10. Архив является юридическим лицом, имеет закрепленное за ним на праве оперативного управления обособленное имущество, самостоятельный баланс, лицевые бюджетные и внебюджетные счета в отделениях областного казначейства, открываемые в установленном законодательством Российской Федерации порядке, печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Липецкой области и собственным наименованием, штампы и бланки документов, необходимые для осуществления своей деятельности.

1.11. Архив от своего имени приобретает и осуществляет имуществен-ные и неимущественные права, несет обязанности, выступает истцом и ответ-чиком в суде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.12. Отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. При их недостаточности субсидарную ответственность по его обязательствам несет собственник соответствующего имущеества.

1.13. Юридический адрес Архива: 398024, г.Липецк, ул.Папина, д. 2-Б.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

2.1. В состав документов Архива входят архивные фонды и архивные до-кументы Архивного фонда области на любых видах носителей, подлежащие постоянному хранению:

        2.1.1. Государственных учреждений, организаций, предприятий, других государственных структур, а также учреждений религиозных конфессий до отделения церкви от государства, действовавших на территории области, ранее принятые на хранение в Архив.

        2.1.2. Органов государственной власти и иных государственных органов области; областных государственных предприятий и областных государственных учреждений.

        2.1.3. Предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности с преобладанием долей государственной собственности.

        2.1.4. Поступившие в Архив на законном основании в государственную собственность области архивные фонды и архивные документы:

                 - органов местного самоуправления, учреждений и организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

                 - негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и др.), учреждений, организаций, предприятий, средств массовой информации;

                 - юридических лиц, а также граждан (личные, семейные, родовые фонды и коллекции документов личного происхождения).

        2.1.5. Научная, проектная, технологическая, картографическая и другая специальная документация, фото-, кино-, фоно- и видеодокументы, документы на машинных носителях (электронные документы).

        2.1.6. Копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд копий особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории области, хранящихся в других российских и зарубежных архивах.

2.2. Архив хранит также учетные документы, справочно-поисковые средства к документам (описи дел, справочники, каталоги, путеводители), информационные базы данных, печатные и др. материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов Архива.

2.3. Документы негосударственных организаций, а также граждан поступают в государственную с обственность области на хранение в Архив с согласия собственников указанных документов. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором), заключаемым между собственником и Архивом.
При наличии свободных площадей Архив может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда области, а также временное хранение архивных документов на основе договора.

2.4. В Архив могут передаваться документы, образовавшиеся в про-цессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, расположенных на территории области, на основании соглашения между органом или организацией, передающими документы, и Управлением ЗАГС и архивов области.

3. ПРЕДМЕТ И ЦЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

Основными задачами Архива являются:

3.1. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18 января 2007 № 19, основным предметом и целями деятельности Архива являются: обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда области и других архивных документов в Архиве (документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли).

3.2. Комплектование Архива документами Архивного фонда области и другими архивными документами, относящимися к профилю Архива.

3.3. Осуществление взаимодействия в пределах предоставленных ему полномочий (по формированию и обеспечению сохранности документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении) с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования, а также (на договорной основе) с архивами негосударственных организаций, другими собственниками документов профиля Архива в целях оказания им методической и практической помощи.

3.4. Информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, организация информирования о составе и содержании документов Архива, их использование и публикация, обеспечение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля Архива.

3.5. Создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных, традиционных архивных справочников для обеспечения поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации в целях эффективного использования.

3.6. Ведение научно-исследовательской и методической работы в обла-сти архивоведения, документоведения и археографии и других специальных исторических дисциплин применительно к профилю деятельности Архива.

4. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ИНЫЕ ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В соответствии с предметом и целями Архив осуществляет следующие основные виды деятельности и иные виды деятельности, не являющиеся основными:

4.1. Организует хранение и государственный учет документов Архивного фонда области и других архивных документов в Архиве; представляет в Управление сведения для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

        4.1.2. Осуществляет комплекс мер по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату.

        4.1.3. Обеспечивает поддержание в нормальном физическом и техническом состоянии архивных документов, организует их реставрацию, консервацию, копирование в целях создания страхового фонда и фонда пользования, переплет и обеспыливание; ведет выявление и учет особо ценных документов.

4.2. Составляет на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ведет списки источников комплектования, передающих документы в Архив; организует отбор и прием от них документов на постоянное хранение по истечении сроков временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. Создает учетно-справочные картотеки и базы данных в целях учета работы с источниками комплектования Архива.

        4.2.1. Источниками комплектования Архива выступают государствен-ные органы области (в обязательном порядке), организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда области.
Источниками комплектования Архива являются негосударственные организации, которые хранят документы, относящиеся к областной государственной собственности и образовавшиеся в деятельности их предшественников, являвшихся ранее источниками комплектования Архива.
Негосударственные организации, а также граждане включаются в спи-ски источников комплектования Архива на основании договора.

4.3. Принимает в установленном порядке меры к пополнению фондов Архива документами, находящимися в собственности негосударственных организаций, общественных объединений и граждан – на основании договоров с собственниками этих документов, а также к выявлению и получению из зарубежных и российских архивов подлинников или копий архивных документов профиля Архива.

4.4. Организует и осуществляет экспертизу ценности, отбор и прием на постоянное хранение документов Архивного фонда области.

        4.4.1. Рассматривает и готовит к утверждению ЭПК Управления ЗАГС и архивов области описи дел, документов (или их годовые разделы) посто-янного хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования.

        4.4.2. Готовит к согласованию ЭПК Управления ЗАГС и архивов области описи дел по личному составу (или их годовые разделы), акты о неисправимых повреждениях документов.

4.5. Проводит экспертизу ценности архивных документов со сроками временного хранения, в том числе по личному составу, принятых в Архив от ликвидированных государственных органов и организаций; поступивших в Архив в неупорядоченном состоянии (в исключительных случаях); в случае их безвозвратного вывоза за рубеж.

4.6. Совместно с источниками комплектования Архива рассматривает и готовит к согласованию ЭПК Управления ЗАГС и архивов области в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций.

4.7. Участвует в работе ЦЭК (ЭК) источников комплектования Архива.

4.8. Принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования Архива, организуемых специально Управлением ЗАГС и архивов и другими органами государственной власти Липецкой области.

4.9. Осуществляет взаимодействие в пределах предоставленных полно-мочий с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования. В этих целях оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе: в организации документов в делопроизводстве и формировании дел; по ведению государственного учета документов, составлению паспортов архивов организаций; экспертизе ценности и отбору документов в состав Архивного фонда области и подготовке их к передаче на постоянное хранение; упорядочению документов по личному составу; подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела; совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования; в подготовке и проведении семинаров и совещаний по вопросам организации делопроизводства и работы архивов; проводит консультирование работников архивных и делопроизводственных служб организаций.

4.10. Предоставляет пользователям открытые документы Архивного фонда области и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и печатные издания. Обеспечивает доступ пользователей к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в Архив.

4.11. Организует в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами работу по рассекречиванию архивных документов, информирует общественность о рассекреченных документах Архива.

4.12. Изучает общественные потребности в ретроспективной документ-ной информации профиля Архива; оказывает пользователям безвозмездно или возмездно информационные услуги для удовлетворения их информационных потребностей в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом.

        4.12.1. Осуществляет информационное обеспечение деятельности государственных органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда области и других архивных документов в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке.

        4.12.2. Исполняет в установленном порядке запросы российских и зарубежных пользователей, предоставляет им архивные справки, копии архивных документов и выписки, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (запросы социально-правового характера).

        4.12.3. Организует в столе справок прием граждан и рассмотрение их запросов о предоставлении информации по документам Архива.

        4.12.4. Организует работу пользователей в читальном зале, представ-ляет им в установленном порядке архивные документы, печатные издаѕРІ РђСЂС…РёРІРЅРѕРіРѕ фонда Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации.

        4.1.2. Осуществляет комплекс мер РїРѕ созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов Рё надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих РёС… хищение Рё утрату.

        4.1.3. Обеспечивает поддержание РІ нормальном физическом Рё техническом состоянии архивных документов, организует РёС… реставрацию, консервацию, копирование РІ целях создания страхового фонда Рё фонда пользования, переплет Рё обеспыливание; ведет выявление Рё учет РѕСЃРѕР±Рѕ ценных документов.

4.2. Составляет на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ведет списки источников комплектования, передающих документы в Архив; организует отбор и прием от них документов на постоянное хранение по истечении сроков временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. Создает учетно-справочные картотеки и базы данных в целях учета работы с источниками комплектования Архива.

        4.2.1. Р